Adjudication

Adjudication is used for dispute avoidance and/or dispute resolution in complex projects. Within the maritime industry, adjudication proceedings can be useful in connection with shipbuilding, ship repair and offshore projects, for example. If disagreements arise between two or more contracting parties during or after the execution of the project, adjudicators can, within a short period of time, make a recommendation on the way the project is to be continued or executed, as well as issue interim orders or decisions, thus preventing a prolonged delay in the execution of the project.

Decisions and interim orders made by adjudicators bind the parties, at least temporarily, but can be reviewed and, if necessary, set aside in arbitration or court proceedings.

Adjudicators can be - depending on the appointment by the parties and the type of dispute - experts from any field, such as technicians, business people, lawyers. They can be appointed and active from the beginning of the project or only be appointed once a specific disagreement has arisen.

The legal basis for conducting adjudication proceedings is an adjudication clause or other adjudication agreement agreed between the parties.

FAQ

TO ADJUDICATION

Especially in large projects with particularly high values, diverse interfaces and a multiplicity of interests in the form of a large number of participants, the time factor can play a major role. It is typically important to minimise delays in project execution. Therefore, in these projects it is often agreed to have adjudicators decide on legal, technical and/or commercial differences or make recommendations within the framework of an adjudication procedure.

Adjudication proceedings, like arbitration proceedings, are based on a contractual agreement between the parties to conduct adjudication proceedings in the event of a dispute. However, an adjudication is carried out in a much shorter period of time, in particular to prevent or minimise a delay to the project.

A decision of the adjudicators is provisionally binding on the parties. If the decision is not challenged within an agreed, specified period, the decision becomes finally binding. A decision may be challenged before a state court or before an arbitral tribunal, depending on the parties' agreement in this regard.

The parties can agree that adjudicators be appointed either from the beginning of the project, i.e. as a standing adjudication board, or when a disagreement arises, i.e. ad-hoc. The advantage of the former is that the adjudicators are familiar with the project from the beginning and no familiarisation is necessary. Reaction time is therefore very short. This can also have a disciplining effect on the project parties. However, a standing adjudication board has a cost due to the adjudicators' remuneration and expenses. It is therefore necessary to weigh up with regard to the specific project whether a standing adjudication board is preferable to ad hoc adjudication.

The parties are free to appoint the person(s) they consider appropriate as adjudicator(s). The adjudicators may, for example, be lawyers with knowledge of the industry sector of which the project is part, but also technicians or business people. The adjudicators to be appointed must be neutral, i.e. without conflict of interest. Furthermore, they must have sufficient time to conduct the adjudication proceedings properly and expeditiously.

The GMAA makes available on its homepage a list of those GMAA members who are willing to act as adjudicators. The list is not exhaustive. Furthermore, it is not a requirement to choose an adjudicator from this list.

The legal basis for an adjudication is that the parties have agreed to this by way of an adjudication clause or a more detailed adjudication agreement. Usually, adjudication is provided for in the contract that governs the parties' respective performance relating to the project. However, a later agreement, for example when the disagreement has occurred, is also possible. The adjudication clause/agreement must stipulate that adjudication proceedings are to be conducted in accordance with the GMAA Adjudication Rules. Adjudication proceedings according to the rules of the GMAA are commenced in the case of ad hoc adjudication by one party appointing an adjudicator and requesting the other party to appoint a second adjudicator. The dispute resolution proceedings, in the case of a standing adjudication board, begin with the receipt by the adjudicators of an adjudication request from one of the parties.

Adjudication clauses

An adjudication clause should be tailored to suit the individual purpose of the contract and the conflicts that might arise or have arisen between the parties. A basis for an adjudication clause for an ad hoc adjudication, which should be individually adapted and supplemented, may be as follows:

"Disputes between the parties arising out of or in connection with the contract (...name of the contract ...) shall be referred to adjudication in accordance with the Adjudication Rules of the German Maritime Arbitration Association (GMAA). The adjudicators shall render their decision on the dispute within (...days...) from the commencement of the adjudication proceedings in accordance with § 2 of the Adjudication Rules. Court or arbitration proceedings to resolve a dispute may not be commenced until the adjudication of the dispute has taken place."

Adjudication costs

When conducting an adjudication, costs are incurred, in particular the remuneration of the adjudicators, their expenses and the costs of the parties, for example the cost of legal advice and representation.

The remuneration of the adjudicators should be contractually agreed in advance between the parties and the adjudicators.

The GMAA does not provide a separate schedule of fees for adjudication. However, it is possible to refer to the GMAA's schedule of fees applicable to proceedings.

Remuneration can also be calculated, for example, on an hourly rate basis or on the basis of the amount in dispute (commercial value of the dispute) in accordance with the Rechtsanwaltsvergütungsordnung.

Regularien der Projektadjudikation

  1. Die Durchführung eines Adjudikationsverfahrens gemäß dieser ProjektAO kann vor oder während der Durchführung eines Bau-, Schiffbau- oder anderen Projekts vereinbart werden als
    a. projektbegleitende und -fördernde Regelung von Anfang an (projektbegleitende Adjudikation), oder
    b. ad-hoc bei Auftreten von Konflikten (ad-hoc-Adjudikation).

Das Verfahren beginnt mit dem Verlangen einer Partei auf Bestellung eines Adjudikators. Die Adjudikatoren werden bestellt nach den Regelungen für Schiedsrichter (§§ 2 ff, 9 SchiedsGO). Nicht Voraussetzung ist das Vorliegen einer Streitigkeit (§ 1 SchiedsGO) oder einer Schiedsklage (§§ 7, 11 SchiedsGO) bzw. eines Streitgegenstandes (§ 9 SchiedsGO).

  1. Unmittelbar nachdem alle Adjudikatoren bestellt sind, haben die Parteien jedem Adjudikator einen vollständigen Text des bzw. der Ausgangsverträge sowie aller weiteren, wesentlichen Informationen über das Projekt zu übermitteln. Unverzüglich hiernach sollten die Adjudikatoren ein Treffen vereinbaren, um sich weitere Kenntnisse zu verschaffen.
  2. Die Adjudikatoren können von den Parteien jederzeit weitere Informationen verlangen. Sie haben den von den Parteien vorgetragenen Sachverhalt weiter zu klären, soweit sie dies für erforderlich halten. Hierzu können sie insbesondere den Parteien Auflagen erteilen, Zeugen und Sachverständige hören bzw. beauftragen sowie die Vorlage von Urkunden und anderen beweiserheblichen Sachen verlangen.
  3. Während des Adjudikationsverfahrens wird nach Bedarf oder auf Anforderung in kurzen Abständen – zum Beispiel turnusgemäß von wenigen Wochen - und, sofern sinnvoll, vor Ort in dafür von den Parteien bereitgestellten und ausgestatteten Räumlichkeiten verhandelt.
  1. Die Adjudikatoren gewähren den Parteien in jedem Stadium des Verfahrens ausreichendes rechtliches Gehör.
  2. Die Adjudikatoren wirken jederzeit auf eine zügige Streitvermeidung und -beilegung hin. Entscheidungen sollen von ihnen unverzüglich getroffen werden. Unverzüglich ist eine Entscheidung im Regelfall, wenn sie am Ende der mündlichen Verhandlung getroffen wird.
  3. Die Adjudikatoren sollen in jedem Stadium des Verfahrens auf eine gütliche Regelung des Streites oder einzelner Streitpunkte bedacht sein und, wenn sie dies für tunlich halten, den Parteien einen Vergleich vorschlagen.
  4. Die Adjudikatoren setzen den Parteien Fristen zu Stellungnahmen und zur Erfüllung von Auflagen.Die gesetzten Fristen sind für die Parteien verbindlich. Sie werden nur verlängert, wenn unabweisbare Gründe vorgetragen werden. Es steht den Adjudikatoren frei, verspätet eingereichte Schriftsätze bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.
  5. Das Adjudikationsverfahren wird in deutscher Sprache durchgeführt, es sei denn, die Parteien treffen eine abweichende Vereinbarung.
  6. Die Parteien übermitteln sich gegenseitig alle Schriftsätze und sonstigen Stellungnahmen mit Anlagen sowie jedem Adjudikator ein weiteres Exemplar.
  7. Die Adjudikatoren sind verpflichtet, Unterlagen und Informationen, die sie im Rahmen des Adjudikationsverfahrens erhalten haben, vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Die Parteien und die Adjudikatoren sind verpflichtet, über die Durchführung und den Inhalt des Adjudikationsverfahrens Verschwiegenheit gegenüber jedermann zu bewahren.
  1. Über jede mündliche Verhandlung ist eine Niederschrift anzufertigen. Niederschriften von Zeugenvernehmungen und Anhörungen von Sachverständigen sind in Gegenwart der Parteien zu diktieren.
  2. Die diktierten Niederschriften werden möglichst am Terminstag fertiggestellt und vorzugsweise bei Terminsende den Parteien übergeben.
  3. Vergleichen sich die Parteien im Adjudikationsverfahren, so wird die Einigung schriftlich niedergelegt und von allen Parteien unterschrieben. Läuft gleichzeitig ein Schiedsverfahren über die Streitigkeit oder wird ein solches eingeleitet, so hält das Schiedsgericht auf Antrag der Parteien den Vergleich in der Form eines Schiedsspruches mit vereinbartem Wortlaut fest.
  1. Auf Antrag und nach Anhörung der Parteien treffen die Adjudikatoren während der oder aufgrund einer mündlichen Verhandlung einstweilige Anordnungen. Die Anordnung erfolgt durch schriftlichen Beschluss, der auch in das Protokoll diktiert werden kann. Zur Begründung dürfen die Adjudikatoren geeignetenfalls auf vorherige Hinweise oder Beweisergebnisse Bezug nehmen. Die Anordnung kann von einer Sicherheitsleistung abhängig gemacht werden; § 1041 ZPO gilt insofern entsprechend.
  2. Anordnungen sind für die Parteien bindend. Die Bindungswirkung entfällt, soweit eine Anordnung durch eine gerichtliche oder schiedsgerichtliche Entscheidung aufgehoben oder abgeändert wird. Wird eine Anordnung von einer Partei nicht beachtet, bleiben die sich aus ihr während ihrer Geltungsdauer ergebenden Rechte wie Schadensersatz, Verzug oder Leistungsverweigerung erhalten (außer bei festgestellter offenbarer Unbilligkeit). Das gilt auch insoweit, als eine Anordnung später durch eine gerichtliche oder schiedsgerichtliche Entscheidung aufgehoben oder abgeändert wird.

Die Aufhebung einer Anordnung kann binnen eines Monats nach ihrem Zugang im Wege der Schiedsklage gegenüber der anderen Partei beantragt werden. Schiedsrichter sind –unabhängig von § 2 Nr. 2 SchiedsGO- die Adjudikatoren, die die angefochtene Entscheidung gefällt haben, sofern die Parteien dies vereinbaren. Im Schiedsverfahren können neben den bisherigen Erkenntnissen auch veränderte Umstände oder vorher unverschuldet nicht vorgetragene Umstände oder - gegebenenfalls innerhalb gesetzter Fristen - neuer Vortrag und Beweisantritt berücksichtigt werden.

Das ad-hoc-Adjudikationsverfahren endet spätestens drei Monate nach Verfahrensbeginn, es sei denn, die Parteien treffen eine abweichende Vereinbarung. Innerhalb dieser Frist haben die Adjudikatoren die Anordnung, sofern noch erforderlich, an die Parteien abzusenden.

Ein Adjudikator kann seine Tätigkeit nur aus wichtigem Grund beenden.

  1. Die Adjudikatoren werden unabhängig von eventuellen anderen laufenden Verfahren gesondert vergütet auf Basis eines zu vereinbarenden oder, in Ermangelung einer Vereinbarung, üblichen Stundensatzes. Zusätzliches Honorar kann für die Einhaltung bestimmter Konfliktbeilegungstermine oder der Projektdauer oder für die endgültige Konfliktbeilegung vereinbart werden.
  2. Die Adjudikatoren haben Anspruch auf Erstattung von Auslagen, die sie im Zusammenhang mit der Adjudikatorentätigkeit aufgewandt haben, soweit die Auslagen angemessen und nachgewiesen sind.
  3. Die Adjudikatoren können von den Parteien eine angemessene Sicherheit für die voraussichtliche Vergütung, Auslagen und Kosten von Beweisaufnahmen verlangen. Statt der Sicherheit können die Adjudikatoren einen Vorschuss auf die Vergütung verlangen. Die Adjudikatoren sollen die Sicherheit bzw. den Vorschuss von dem Antragsteller und dem Antragsgegner je zur Hälfte anfordern.

Kosten der Parteien werden nicht erstattet.

  1. Die Verjährung für Ansprüche, die Gegenstand des ad-hoc-Adjudikationsverfahrens sind, ist ab Einleitung des Adjudikationsverfahrens (§ 2 dieser ProjektAO) gehemmt.
  2. Die Hemmung endet sechs Monate nach dem Ende des Monats, in dem das Adjudikationsverfahren geendet ist (§ 8 dieser ProjektAO).

Es gilt deutsches Recht, sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren.

Soweit sich aus den vorstehenden besonderen Regelungen dieser Projekt-AO nichts anderes ergibt, gilt ergänzend die Schiedsgerichtsordnung der German Maritime Arbitration Association (GMAA) sinngemäß.

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Below are the members of the GMAA who are willing to act as adjudicators. The list is not exhaustive. Furthermore, it is not a requirement to choose an adjudicator from this list.

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